Organisation de la soutenance

La soutenance ne s’improvise pas. La première question à éclaircir est celle du jury : beaucoup de directeurs/-trices veulent encore garder la haute main sur sa composition, mais de plus en plus sont prêt.e.s à discuter avec leurs thésard.e.s des gens à inviter. Selon vos relations, tu pourras donc être amené.e si tu le souhaites à produire toi-même une liste de gens que tu pourrais souhaiter avoir dans ton jury. Mais cela n’est en aucun cas une obligation.

Ensuite, vers la fin de la rédaction, il faudra commencer à se préoccuper du dépôt de la thèse, qui implique que le document final respecte un certain nombre de critères formels. Il faudra notamment te procurer les pages de couverture officielles de l’université auprès du bureau de la valorisation ou ici.

Deux mois au plus tard avant la soutenance, tu dois faire remplir (et/ou faire signer…) à ton directeur/trice le formulaire d’autorisation de soutenance mis à disposition par le service des doctorats. Cela implique d’avoir les coordonnées de tous les membres du jury et d’avoir désigné (et prévenu!) deux d’entre eux/elles pour être pré-rapporteur.e.s. Il est donc préférable de s’y prendre plutôt deux mois et demi avant que deux mois. C’est à ce moment-là que le gestionnaire de ton ED au sein du service des doctorats, d’autres personnels du service et ton directeur / ta directrice vont fixer un horaire et une salle pour la soutenance.

Huit semaines avant la soutenance

Quand tout est au point, huit semaines au plus tard avant la soutenance, tu dois prendre rendez-vous avec le/la gestionnaire de ton ED au service des doctorats pour déposer :

> le formulaire d’autorisation de soutenance,

> une photo numérisée

> une enveloppe cartonnée affranchie au tarif Lettre Recommandée avec Avis de Réception (pour réception du diplôme).

Pour gagner du temps, certain.e.s gestionnaires d’ED demandent à recevoir tous les documents, y compris le formulaire d’autorisation de soutenance, par voie électronique. Dans ce cas-là, il n’y a pas besoin de rendez-vous : préviens juste que tu passeras tel ou tel jour pour déposer la version papier du formulaire et l’enveloppe.

Il est souhaitable que les exemplaires papier de la thèse aient déjà été expédiés aux pré-rapporteur.e.s au moment où tu déposes le formulaire d’autorisation de soutenance. Le service des doctorats se chargera de les contacter pour leur transmettre le formulaire de pré-rapport. Tant qu’à faire, il est bon d’écrire un mail aux membres du jury pour leur demander s’ils veulent aussi une version pdf.

Attention : à partir de 2016, les universités seront progressivement obligées de prendre en charge les frais d’impression des thèses. Pour les soutenances à l’automne 2016, les impressions seront prises en charge par l’université sous réserve de dépôt de la thèse dans des délais suffisants. Ensuite, l’université assurera l’impression d’exemplaires papier uniquement pour les membres du jury qui demanderaient à en avoir un (ce qui constitue une pression en faveur des thèses « dématérialisées » au format pdf). L’impression des exemplaires à l’intention du CNU ne sera pas assurée ni remboursée par l’université.

4 semaines avant la soutenance : les pré-rapports sont de retour, et avec eux l’autorisation définitive de soutenance (ou le refus!). C’est en gros à ce moment-là qu’il faut reprendre contact avec le bureau de la valorisation pour le dépôt électronique de la thèse. Si tu vois que les pré-rapports tardent à arriver, sache que c’est le gestionnaire des soutenances pour ton ED qui se charge de relancer les membres du jury, et que le problème finit toujours par se régler. Prends tout de même contact sans plus attendre avec le bureau de la valorisation pour commencer le dépôt de ta thèse et ne pas finir la tête sous l’eau lorsque tout le monde se réveillera…

Le dépôt électronique

Il est obligatoire, à la fois à des fins d’archivage et, le cas échéant, de contrôle d’un éventuel plagiat découvert après coup. À Paris IV, il est géré par le « Bureau de la Valorisation ». La procédure, et les contacts, sont ici :

http://www.paris-sorbonne.fr/valorisation-depot-electronique

Attention : les fichiers d’accompagnement, en particulier la feuille de contrôle, sont obsolètes, notamment pour ce qui est des formats de fichiers-sources autorisés – de même que la première de couverture est calibrée uniquement pour Word. Les formats autorisés sont : .doc, .odt, .idd, .tex (la page « rédaction des thèses » est à jour : http://www.paris-sorbonne.fr/valorisation-redaction-des-theses). Pour le reste, on te demandera de remplir quelques formulaires téléchargeables sur la page « dépôt électronique » et de produire un CD avec divers fichiers, listés sur le site de l’université.

ATTENTION : le fichier-source de la thèse (i.e. la version doc / idd / odt / tex) doit contenir l’intégralité du texte, annexes comprises. Il est extrêmement peu probable que cela corresponde à la façon dont la thèse a été rédigée, il faudra donc veiller à compiler un fichier unique correspondant au pdf final, même si ce pdf a été généré à partir de plusieurs fichiers séparés.