Organiser ses propres activités scientifiques

Comme pour la participation à un colloque [LIEN] ou l’écriture d’un article [LIEN], il faut bien noter que l’organisation d’une activité scientifique n’est absolument pas obligatoire ; mais qu’elle constitue un net plus pour un recrutement en tant qu’ATER [LIEN] ou MCF [LIEN].

Types d’activités

En tant que doctorant, tu peux être amené.e à organiser, seul.e ou avec d’autres gentil.le.s doctorant.e.s, plusieurs types d’activités scientifiques : un colloque ; une journée d’études ; un séminaire, éventuellement étalé sur plusieurs séances ; une journée doctorale (comme une journée d’études, mais réservée aux doctorants). Cette liste n’est pas exhaustive : vive l’imagination ! Les modalités concrètes de l’activité (y aura-t-il publication ? si oui, qui s’en occupe ? qui choisit les interventions, toi ou des professeurs ? qui fait l’introduction ?) dépendent des ED et doivent être réglées le plus tôt possible. Dans tous les cas, il te faut l’aval de ton/ta DR avant, et souvent également celui de l’ED et/ou de l’UMR.

Après avoir choisi un thème, il faut rédiger un appel à contribution : assez court (une page et demie), clair et précis sur les attentes (essayer de dégager trois ou quatre axes principaux). Préciser la date et le lieu de l’activité. Demander une proposition de quelques lignes (entre une page et une demi-page) et éventuellement un CV. Donner une deadline et mettre en place une adresse mail dédiée (type j.etudes.XXX2016@gmail.com). Il faut que l’un.e des organisateurs.trices s’en occupe régulièrement, pour répondre aux propositions qui arrivent (sachant que tu auras 90 % des propositions dans les 4 jours avant la deadline).

Il faut ensuite poster cet appel à contribution sur les sites de veille mentionnés plus haut [LIEN] : par exemple, sur Calenda, c’est ici, sur Fabula, ici.

Après la deadline, il faudra sélectionner les intervenant.e.s, les contacter par mail pour confirmer leur participation (penser à prévenir les non-retenu.e.s, soyons courtois…), puis faire le programme.

Financements

En effet, ces différentes institutions peuvent (en théorie, doivent) financer ce type d’activités : si le remboursement des trajets des intervenant.e.s est difficile à obtenir, tu peux normalement obtenir le paiement d’un ou plusieurs repas. Il faudra souvent monter un dossier pour présenter le projet, mais les modalités concrètes diffèrent énormément en fonction des ED : contacte les élu.e.s de ton ED [LIEN] ! Dans tous les cas, toujours s’y prendre tôt pour contacter ces institutions (trois semaines avant le Jour J, c’est trop tard !), bien définir les modalités de remboursement (certaines ED paient directement le traiteur, d’autres te remboursent – dans ce cas-là, exiger des factures !). Si vous êtes plusieurs à organiser l’activité, de plusieurs ED différentes (voire, soyons fous, de plusieurs universités différentes), cela multiplie les possibilités de financements… Enfin, il faut absolument penser à remercier, au moment de l’ouverture du colloque, l’ensemble des institutions qui t’ont aidé.e financièrement.

Réservations de salles / communication / réception et buffets

Il faut envoyer un mail le plus tôt possible pour demander un ou plusieurs amphis (en fonction de la durée de l’activité). Attention, il faut aussi réserver une salle pour le repas puisqu’on ne peut pas manger dans les amphis. En 2015, c’était pierre.gallais@paris.sorbonne.fr qui s’en occupait. Penser à enregistrer les mails ; bien vérifier que les salles sont équipées (rétroprojecteur…). Pour une salle à la Maison de la Recherche : logistique.serpente@paris-sorbonne.fr

Pour le(s) repas : mieux vaut contacter plusieurs traiteurs/restaurants pour avoir plusieurs idées de prix. Décider auparavant combien de repas on veut, pour combien de personnes (chiffre fixé un peu arbitrairement, en fonction du thème et du nombre de gens susceptibles d’être intéressés. Dans la plupart des colloques, on n’offre le repas qu’aux intervenant.e.s, mais en fonction de ton budget et de tes financements il est parfois possible d’inviter le public). Attention à des petits détails : certains traiteurs n’incluent pas dans les repas les couverts ou l’eau.

Communication : après avoir choisi les interventions, il faudra faire un programme, le cas échéant une affiche. Le programme peut être diffusé via les sites de veille, comme l’appel à contribution. Quand on demande très gentiment, le service reprographie de Paris-Sorbonne accepte généralement d’imprimer quelques programmes (pas 300 !), voire quelques affiches.